머리말 오늘날 인간이 만들어 놓은 경이로운 문명의 이기(利器)들을 되돌아보자. 그것은 산업혁명 이후 자본주의가 등장하고 과학기술이 급격히 발전한 결과라 한다. 그렇지만 그 발전은 문서가 있었기에 가능했던 것이 아닌가. 문서를 바탕으로 인간 지능이 교차하고, 교차된 지식은 사회를 조직화하더니, 이제는 지식정보의 거대한 네트워크 속에서만 사회가 유지될 수 있는 상황에 근접해 있다. 지식사회는 백 년 정도에 불과하지만, 문서를 통해 정보가 관리되는 사회에서는 무한하게 발전했고 그렇지 않으면 도태되었던 만큼 앞으로 닥칠 더욱 경이로운 세계에 가슴이 두근거린다. 조직 활동을 공식문서에 의존하는 문서주의(文書主義)의 개념은 막스 베버(Max Weber)의 머리에서 나왔다. 이를 발전시킨 사회는 근대 문명을 주도하게 된 반면, 그렇지 못한 사회는 예속될 수밖에 없었다. 우리는 일찍이 훌륭한 문자를 만들어 낸 바 있지만, 이를 서양 사회에서와 같은 체계적인 문서주의로 발전시키지 못했다. 어쩔 수 없이 허겁지겁 그들을 따라잡으려고 안간힘을 쓰지만, 거리를 좁히기는 그렇게 쉽지가 않다. 그러나 찬란한 문자문명을 일으켰던 경험에 따라 언젠가는 우리 나름의 훌륭한 문서 체계도 나올 수 있을 것으로 확신한다. 그 때까지는 현재의 제도를 열심히 활용하고 연구하여 새로운 아이디어를 창안해 내는 데 정진할 도리밖에 없다. 저자는 대학 졸업 후 공무원이 되었는데, 처음에 상사로부터 문서를 기안하라는 지시를 받고 어찌나 당황했던지 아직도 기억이 생생하다. 당시에는 행정학을 이수하면서도 문서 실무를 실습할 기회가 없었기 때문이다. 상사의 꾸지람에 자존심도 상했지만 그 덕에 밤새워 연습했던 것이 공직 기간 내내 실수 없는 업무 처리에 크게 도움이 되었고, 이번에는 대학에서 학생들에게 문서사무를 강의할 수 있는 기회까지 주어졌다. 이 책은 지난 해 학생들을 지도하면서 문서관리론의 마땅한 교재를 찾기 어려웠던 경험에서, 그 동안 강의한 내용을 정리하여 만든 것이다. 마땅한 교재를 찾기 어려웠던 이유는 두 가지인데, 하나는 기존의 관련 책자가 대부분 사무관리규정이 대폭 개정되기 이전에 출간되었거나, 이후에 나왔어도 그 내용이 충분히 수록되어 있지 않기 때문이다. 두 번째는, 최근 대학 내의 분위기가 학부 과정에서는 이론보다 실습에 치중하는 경향인 데다, 앞에서 잠깐 소개했던 저자 자신의 경험에 따라 실습 위주로 된 문서관리론의 새로운 교재가 필요했기 때문이다. 따라서 이 책에서는 기존의 교재에서와 마찬가지로 문서관리의 일반이론에 대해서도 설명하고 있지만, 주로 실습을 염두에 두고 이에 필요한 내용을 강조하는 데 중점이 주어졌다. 그런 만큼 행정조직 내의 문서관리 등 현상에 대한 본격적인 분석이거나 이론서는 아니라는 점을 밝혀 두고자 한다. 대신 학생들로 하여금 내용을 쉽게 이해하고 실습하는 데 아주 편리하도록 많은 부분에 예시, 도표 및 그림을 할애하려고 노력했다. 실무로서의 문서사무는 사실상 사무관리규정 및 동 시행규칙 등 관계 법규의 내용을 바탕으로 설명할 수밖에 없다. 그래서 학습이나 실무에 임하는 경우에는 해당 법규의 규정을 소상히 익히고 기억하는 것이 요체이다. 그런 취지에서 이 책에서는 내용을 설명하는 가운데 가급적 관련 법규의 모든 해당 조항을 명시해 놓았다. 실습을 위해서는 많은 실무 문제와 서로 다른 사례들을 다루어 보는 것이 중요하다. 당초 이 책을 구상할 때에는 각종 연습문제를 수록할 계획이었으나, 새 학기에 맞추기 위해 서두르다 보니 시간적인 여유가 없어 이번에는 실현하지 못했다. 더 많은 자료를 수집하여 다음 기회에 틀림없이 보충함으로써 학습에 도움이 되도록 할 것임을 약속하는 것으로 대신하고자 한다. 그 밖에 저자의 능력 부족에 따라 미숙한 내용이 그대로 남아 있을 것으로 생각하니 부끄러운 마음을 금하지 못한다. 그러한 오류는 전적으로 저자의 책임이며, 앞으로 부단히 수정하고 보완하여 다음에는 더욱 완성된 내용이 되도록 노력하겠으니 여러분들의 엄중한 질책과 함께 아낌없는 지도 편달을 기다리는 바이다. 이 책은 많은 분들의 따듯한 배려가 아니었다면 나올 수 없었다. 진심으로 고마움을 전하고 싶다. 먼저 저자를 대학으로 인도해 주신 나사렛대학교 임승안 신임 총장님, 김준연 처장님, 심재권 처장님께 이 자리를 빌어 그 동안의 고마운 마음을 새기고자 한다. 또한 항상 아낌없는 지원은 물론 학문과 대학 교육의 중요성을 일깨워 준 동료 교수 및 직원 여러분들께도 존경과 감사를 드린다. 한편 서툰 실력으로 컴퓨터에 올린 원고를, 보통 사람으로는 참아내기 힘든 인내심을 가지고 처음부터 끝까지 교정을 맡아 준 인생의 동반자 이순자 권사, 그리고 컴퓨터가 고장나면 밤새워서라도 수리를 해놓아 원고를 무사히 끝낼 수 있게 해 준 맏이 솔민이, 취직 준비로 바빴지만 그래도 교회에 나가면 아빠의 신앙과 건강을 위한 기도를 잊지 않았던 현민이의 수고가 대단히 컸다. 우리는 이런 수고로 2005년에 들어와 우리 모두에게 희망의 태양이 떠오르기 시작했음을 알고 있다. 현민이의 취업을 시작으로 각자의 소망이 이루어지게 되었는데, 이 책이 나옴과 동시에 나의 작은 소망도 이루어졌다. 이 모든 기쁨을 하느님께 감사드린다. 지금은 하늘나라에 계신 할머니와 부모님께서도 무척 기뻐하시겠지만 뵈올 수 없으니 그저 안타까울 따름이다. 아울러 어려운 여건에서도 이 책의 출간을 흔쾌히 수락해 주신 대영문화사 임춘환 사장님과 임직원들께 감사드린다. 2005년 2월 용산 도원에서 저자 씀 차 례 제1장 문서의 의의 제1절 문서의 정의 제2절 문서의 기능 1. 기록 및 보존 기능 2. 의사 전달 기능 3. 자료 전파 기능 4. 사무 연결 기능 제3절 문서의 종류 1. 작성 용도의 공?사(公?私)에 의한 분류 2. 문서의 배포 대상에 의한 분류 3. 문서의 처리 절차에 의한 분류 제4절 문서의 성립과 효력 발생 1. 문서의 성립 2. 발송문서의 효력 발생 시점 제2장 문서의 관리 제1절 문서관리의 중요성 제2절 문서관리의 기본 원칙 1. 신속성 2. 정확성 3. 용이성 4. 경제성 제3절 문서관리의 전략 1. 표준화 2. 간소화 3. 전문화 제3장 문서의 작성 제1절 공문서의 구성과 문서 작성의 규칙 1. 공문서의 구성 2. 문서 작성의 규칙 제2절 문서의 기안 1. 일반기안 2. 일괄기안 3. 공동기안 4. 수정기안 5. 서식에 의한 기안 제3절 문서의 결재 1. 결재의 의의 2. 결재의 종류 3. 결재의 방법 제4절 문서의 시행 1. 시행문의 작성 2. 문서의 심사 3. 관인의 날인 4. 문서의 등록 5. 문서의 발송 제4장 문서의 접수와 처리 제1절 문서의 접수 및 배부 제2절 접수문서의 결재 제5장 문서의 보관 및 보존 제1절 문서정리의 의의 1. 문서정리의 목적 2. 문서정리의 체계: 파일링 시스템 3. 문서정리의 착안 순서 제2절 문서의 분류 1. 문서 분류의 원칙 2. 문서의 분류 방법 3. 우리 나라의 문서 분류 방법 제3절 문서의 편철과 보관 1. 종전의 편철 요령 2. 개정된 편철 요령 제4절 문서의 보존관리 1. 보존 기간 2. 보존 장소 3. 보존 방법 4. 문서의 종류별 보존관리 5. 보존문서의 폐기 6. 기록물관리 전문요원의 관리 제6장 전자정부와 문서관리 제1절 전자정부란 무엇인가? 제2절 전자정부를 통한 행정 서비스와 제공 수단 제3절 우리 나라의 전자정부 추진 실태 1. 추진 과정 2. 우리 나라 전자정부의 모습 3. 추진 방향 제4절 전자문서와 활용 1. 전자문서란 무엇인가? 2. 전자문서의 장점 3. 전자문서의 처리 절차 4. 전자문서의 유통 방식 확대 부 록 1. 사무관리규정 2. 사무관리규정시행규칙 3. 공공기관의기록물관리에관한법률 저자약력 신경식(申慶植) <약력> 서울대학교 문리과대학 정치학과 졸(정치학사) 서울대학교 대학원 정치학과 수료(정치학 석사) 경원대학교 대학원 행정학과 수료(행정학 박사) 세기문화사 분석관 주일 삿포로(札幌) 영사 한서대ㆍ나사렛대 교수 국제문제조사연구소 및 국가안보통일정책연구소 연구위원(겸임) <논문 및 저서> “우리나라 환경영향평가제도의 형식성” “일본정부조직” “정책균형에 대한 실무적 견해” “최근 일본의 군사력 증강: 그 실상과 허상” 『현대일본정치론』 등. |